Τι μπορεί να γίνεται μόνο του σε μια μικρή επιχείρηση (και τι όχι)

Όταν ακούτε «αυτοματισμός», μπορεί να φαντάζεστε κάτι μεγάλο και ακριβό, για εταιρείες με τμήματα και διευθυντές. Στην πράξη σημαίνει κάτι απλό: μια εργασία που κάνετε κάθε μέρα με τον ίδιο τρόπο την κάνει ένα πρόγραμμα αντί για εσάς. Παρακάτω θα δείτε ποιες εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν σε μια μικρή επιχείρηση και ποιες καλύτερα να μείνουν σε έναν άνθρωπο.

Ο κανόνας που τα ξεχωρίζει

Κάντε στον εαυτό σας μια ερώτηση για κάθε εργασία: μπορώ να τη γράψω σαν «όταν γίνει αυτό, κάνε εκείνο»;

Αν ναι, μπορεί πιθανότατα να γίνεται μόνη της. Αν η απάντησή σας αρχίζει με «εξαρτάται», τότε χρειάζεται κάποιον που σκέφτεται, και εκεί αξίζει να μείνει ένας άνθρωπος.

Τι μπορεί να γίνεται μόνο του

Τιμές

Αν η τιμή βγαίνει από έναν κανόνα, για παράδειγμα κόστος και ποσοστό, ή τιμή ανά μέτρο με μια έκπτωση στις μεγάλες ποσότητες, το πρόγραμμα μπορεί να τη βγάζει κάθε φορά. Όταν αλλάξει ένας προμηθευτής τις τιμές του, αλλάζετε έναν αριθμό και ενημερώνονται όλα όσα εξαρτώνται από αυτόν, χωρίς να ανοίγετε ένα ένα τα προϊόντα.

Προσφορές

Μια προσφορά συνήθως γράφεται πάνω στην προηγούμενη, με αλλαγμένο όνομα και ελπίζοντας να μη μείνει κάτι παλιό. Το πρόγραμμα μπορεί να τη στήνει με το λογότυπό σας, τα στοιχεία του πελάτη και τις σωστές τιμές, ώστε εσείς να τη διαβάζετε και να την εγκρίνετε. Μπορεί επίσης να σας θυμίζει ποιες προσφορές δεν απαντήθηκαν ακόμα.

Email παραγγελιών

«Πήραμε την παραγγελία σας», «πήραμε την πληρωμή σας», «το δέμα έφυγε». Τα μηνύματα αυτά είναι κάθε φορά ίδια, με αλλαγμένα μόνο τα στοιχεία. Μπορούν να φεύγουν μόνα τους τη στιγμή που αλλάζει η κατάσταση της παραγγελίας, και ο πελάτης μένει ενήμερος χωρίς να γράψει κανείς τίποτα.

Το «πού είναι η παραγγελία μου;»

Συχνά ο πελάτης ρωτάει επειδή δεν έχει κάπου να το δει. Αν έχει ο καθένας τη δική του σελίδα με την κατάσταση της παραγγελίας και τον αριθμό αποστολής, μπορεί να τη βλέπει όποτε θέλει, ακόμα και το βράδυ. Κάποιοι θα σας πάρουν τηλέφωνο ούτως ή άλλως. Τότε θα έχετε την απάντηση μπροστά σας και δεν θα χρειαστεί να ψάχνετε.

Αναφορές

Αναφορά είναι μια απλή εικόνα του πώς πάτε: πόσα πουλήσατε, τι πουλήθηκε περισσότερο, ποιος χρωστάει. Συνήθως τη φτιάχνει κάποιος με το χέρι, μια φορά τον μήνα, αν προλάβει. Αφού τα στοιχεία υπάρχουν ήδη, το πρόγραμμα μπορεί να τη φτιάχνει μόνο του και να σας τη στέλνει κάθε Δευτέρα πρωί.

Ξεχασμένα καλάθια

Κάποιος βάζει προϊόντα στο καλάθι του ηλεκτρονικού σας καταστήματος και φεύγει πριν πληρώσει. Μια ώρα ή μια μέρα μετά, μπορεί να του φύγει μια ευγενική υπενθύμιση με αυτά που άφησε. Προσέξτε μόνο να σέβεται όσα έχει δεχτεί ο πελάτης για τα email που λαμβάνει, και να μην τον κουράζει με πολλά μηνύματα.

Τι πρέπει να μείνει στους ανθρώπους

• Τα παράπονα. Ένας θυμωμένος πελάτης θέλει να τον ακούσει κάποιος. Μια έτοιμη απάντηση θα τον θυμώσει περισσότερο.
• Οι εξαιρέσεις στην τιμή. Η έκπτωση στον παλιό πελάτη που περνάει δύσκολη περίοδο είναι απόφαση δική σας. Κανένας κανόνας δεν ξέρει την ιστορία σας μαζί του.
• Η πρώτη επαφή για κάτι καινούριο. Όταν κάποιος δεν ξέρει ακόμα τι χρειάζεται, χρειάζεται έναν άνθρωπο που θα κάνει τις σωστές ερωτήσεις.
• Οι δύσκολες εκκρεμότητες. Μια υπενθύμιση πληρωμής μπορεί να φύγει μόνη της. Το τηλέφωνο σε πελάτη που χρωστάει τρεις μήνες το κάνετε εσείς.
• Ο έλεγχος όπου το λάθος κοστίζει ακριβά. Σε μια μεγάλη παραγγελία ή μια σημαντική προσφορά, αφήστε το πρόγραμμα να ετοιμάζει και έναν άνθρωπο να εγκρίνει.
• Το τι θα κάνετε μετά. Η αναφορά σάς δείχνει ότι κάτι πέφτει. Το τι θα κάνετε γι’ αυτό είναι δική σας απόφαση.

Μια λογική σειρά για να ξεκινήσετε

Μην τα κάνετε όλα μαζί. Κρατήστε αυτή τη σειρά:

1. Γράψτε τι επαναλαμβάνετε μέσα σε μια εβδομάδα και πόση ώρα σας παίρνει.
2. Κυκλώστε όσα περνούν τον κανόνα «όταν γίνει αυτό, κάνε εκείνο».
3. Ξεκινήστε από ένα, αυτό που σας κουράζει περισσότερο.
4. Κοιτάξτε το για λίγες εβδομάδες και μετά περάστε στο επόμενο.

Να θυμάστε και ότι αυτό που γίνεται μόνο του θέλει κι αυτό φροντίδα. Κάποιος πρέπει να ενημερώνει τους κανόνες όταν αλλάζουν τα πράγματα και να ρίχνει πού και πού μια ματιά. Κι ένα καλό πρόγραμμα, άλλωστε, κάνει ακριβώς ό,τι του είπατε. Αν του είπατε κάτι λάθος, θα το κάνει λάθος με μεγάλη συνέπεια.

Για ένα πραγματικό παράδειγμα, δείτε μια επιχείρηση εκτυπώσεων για την οποία φτιάξαμε σύστημα.

Το επόμενο βήμα

Αν δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, κάντε τον έλεγχο με τις 6 ερωτήσεις για το πού χάνετε χρόνο. Αν προτιμάτε να το συζητήσουμε, κλείστε μια δωρεάν κλήση 30 λεπτών. Θα δούμε μαζί τι σας κουράζει περισσότερο και θα σας δώσουμε ένα τεχνικό πλάνο.