Πόσο κοστίζει μια παραγγελία που γίνεται με το χέρι
Μια παραγγελία μοιάζει μικρή υπόθεση. Ο πελάτης στέλνει ένα μήνυμα, εσείς στέλνετε το δέμα και τελείωσε. Αν την ακολουθήσετε βήμα βήμα, θα δείτε πόσες φορές περνάει από τα χέρια κάποιου. Εδώ θα δούμε αυτά τα βήματα και μετά θα κάνουμε έναν απλό λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα. Θα χρειαστείτε ένα χαρτί, ένα στυλό και ένα ρολόι.
Η σύντομη απάντηση
Κανείς δεν μπορεί να σας πει το ποσό χωρίς να ξέρει την επιχείρησή σας, ούτε εμείς. Μπορείτε όμως να το βγάλετε μόνοι σας: λεπτά ανά παραγγελία × παραγγελίες τον μήνα ÷ 60 × κόστος μιας ώρας. Προσθέστε το κόστος των λαθών και έχετε τον λογαριασμό του μήνα.
Τα βήματα μιας παραγγελίας
Μια συνηθισμένη διαδρομή μοιάζει κάπως έτσι. Η δική σας μπορεί να έχει περισσότερα ή λιγότερα βήματα, οπότε κρατήστε ό,τι ισχύει για εσάς.
- Έρχεται η παραγγελία. Με email, τηλέφωνο, Viber ή από το ηλεκτρονικό σας κατάστημα. Κάποιος πρέπει να την προσέξει.
- Καταγράφεται. Τα στοιχεία αντιγράφονται σε ένα αρχείο Excel, σε ένα τετράδιο ή σε ένα πρόγραμμα.
- Ελέγχεται. Υπάρχει το προϊόν; Ισχύει η τιμή; Είναι σωστή η διεύθυνση;
- Απαντάτε στον πελάτη. Επιβεβαιώνετε ότι την πήρατε και του λέτε πότε θα τη λάβει.
- Ελέγχετε την πληρωμή. Ανοίγετε την τράπεζα και ψάχνετε το έμβασμα ή σημειώνετε ότι θα πληρώσει με αντικαταβολή.
- Κόβετε το παραστατικό. Τα ίδια στοιχεία γράφονται ξανά, αυτή τη φορά στο πρόγραμμα της τιμολόγησης.
- Ετοιμάζετε το δέμα. Μαζεύετε τα προϊόντα, περνάτε τη διεύθυνση στη σελίδα της μεταφορικής και τυπώνετε την ετικέτα.
- Ενημερώνετε τον πελάτη. Του στέλνετε τον αριθμό αποστολής για να βλέπει πού βρίσκεται το δέμα.
- Απαντάτε στο «πού είναι η παραγγελία μου;». Κάποιος σηκώνει το τηλέφωνο, ψάχνει και απαντάει.
Προσέξτε πόσες φορές γράφονται τα ίδια πράγματα. Το όνομα, η διεύθυνση και το ποσό μπορεί να πληκτρολογηθούν τρεις ή τέσσερις φορές. Κάθε αντιγραφή παίρνει χρόνο και κάθε αντιγραφή μπορεί να φέρει ένα λάθος.
Ο λογαριασμός με τα δικά σας νούμερα
1. Μετρήστε τα λεπτά
Χρονομετρήστε τρεις με πέντε κανονικές παραγγελίες, από την αρχή ως το τέλος, και βγάλτε τον μέσο όρο. Ζητήστε το από όποιον τις κάνει στην πράξη, γιατί από μνήμη πέφτουμε συχνά έξω. Μετρήστε μαζί και τις απαντήσεις στους πελάτες.
2. Μετρήστε τις παραγγελίες
Πόσες είχατε τον περασμένο μήνα; Αν η επιχείρησή σας έχει εποχές, πάρτε έναν μέσο όρο από περισσότερους μήνες.
3. Βρείτε το κόστος μιας ώρας
Για έναν υπάλληλο, πάρτε όσα σας κοστίζει συνολικά τον μήνα, μαζί με τις εισφορές, και διαιρέστε τα με τις ώρες που εργάζεται. Αν τις παραγγελίες τις κάνετε εσείς, βάλτε όσα θα πληρώνατε σε κάποιον για να τις κάνει στη θέση σας.
4. Μετρήστε τα λάθη
Λάθος προϊόν, λάθος διεύθυνση, δέμα που γύρισε πίσω. Πόσα έγιναν τον μήνα; Τι κόστισε το καθένα σε μεταφορικά, σε προϊόν και σε χρόνο; Μια χοντρική εκτίμηση αρκεί.
Ένα επινοημένο παράδειγμα
Οι αριθμοί αυτού του παραδείγματος είναι επινοημένοι. Τους βάλαμε μόνο για να φανεί πώς γίνεται η πράξη. Δεν προέρχονται από πραγματική επιχείρηση και δεν δείχνουν τι είναι φυσιολογικό.
| Τι μετράμε | Επινοημένο παράδειγμα |
|---|---|
| Λεπτά ανά παραγγελία | 10 |
| Παραγγελίες τον μήνα | 150 |
| Ώρες τον μήνα | 10 × 150 ÷ 60 = 25 ώρες |
| Κόστος μιας ώρας | 12 ευρώ |
| Κόστος χρόνου τον μήνα | 25 × 12 = 300 ευρώ |
| Λάθη τον μήνα | 3 × 25 ευρώ = 75 ευρώ |
| Σύνολο τον μήνα | 375 ευρώ |
| Σύνολο τον χρόνο | 375 × 12 = 4.500 ευρώ |
Τώρα βάλτε τα δικά σας νούμερα στις ίδιες γραμμές. Το δικό σας αποτέλεσμα μπορεί να βγει πολύ μικρότερο ή πολύ μεγαλύτερο.
Τι δεν χωράει στον λογαριασμό
Κάποια πράγματα δεν μπαίνουν εύκολα σε νούμερο, αξίζει όμως να τα έχετε στο μυαλό σας:
- Ο πελάτης που περιμένει. Όταν η απάντηση αργεί, κάποιος μπορεί να αγοράσει από αλλού.
- Ο ένας άνθρωπος που τα ξέρει όλα. Αν λείψει μια εβδομάδα, όλα πάνε πιο αργά.
- Οι καλές μέρες. Περισσότερες παραγγελίες σημαίνουν και περισσότερες ώρες πληκτρολόγησης, άρα οι καλύτερες μέρες σας είναι και οι πιο κουραστικές.
- Ο δικός σας χρόνος. Κάθε ώρα στις παραγγελίες είναι μια ώρα που δεν μένει για πελάτες, για προμηθευτές ή για το σπίτι σας.
Τι κάνετε με το νούμερο
Αν βγει μικρό, ωραία. Μπορείτε να μείνετε όπως είστε και να μην ξοδέψετε τίποτα. Κι αυτό είναι χρήσιμη απάντηση.
Αν βγει μεγάλο, δείτε ποιο βήμα απαιτεί τα περισσότερα λεπτά και ξεκινήστε από εκεί. Ένα μέρος του χρόνου θα μείνει πάντα, γιατί το δέμα θα το ετοιμάζει ένας άνθρωπος. Όταν λοιπόν συγκρίνετε με το κόστος ενός προγράμματος, μετρήστε μόνο τα λεπτά που θα εξοικονομηθούν πραγματικά. Για ένα πραγματικό παράδειγμα, δείτε μια επιχείρηση εκτυπώσεων για την οποία φτιάξαμε σύστημα.
Το επόμενο βήμα
Αν θέλετε μια πρώτη εικόνα χωρίς χρονόμετρο, κάντε τον έλεγχο με τις 6 ερωτήσεις για το πού χάνετε χρόνο. Αν προτιμάτε να το δούμε μαζί, κλείστε μια δωρεάν κλήση 30 λεπτών. Φέρτε το νούμερό σας και θα σας δώσουμε ένα τεχνικό πλάνο.